Foire aux questions :
Vous avez des questions en ce qui concerne les paiements électroniques et/ou les dépôts par imagerie de chèques ? Nous avons des réponses pour vous !
Paiement électronique aux fournisseurs :
Une nouvelle plate-forme a été spécialement développée pour Laucandrique afin de faciliter les paiements à vos fournisseurs et c’est avec une grande joie que nous vous offrons ce nouveau service.
Vous n’aurez plus à vous casser la tête avec la coordination de la signature des chèques puisque toutes les autorisations se feront désormais par courriel. Peu importe le moment de la journée ou l’endroit où vous vous trouvez, il vous sera possible d’approuver les transactions à partir de votre ordinateur, tablette ou téléphone intelligent. En plus, le fournisseur recevra automatiquement une confirmation du paiement à venir. N’est-ce pas merveilleux ?
1. Qu’est-ce qu’un paiement électronique à vos fournisseurs ?
Le paiement électronique est une méthode de paiement qui s’effectue par virement bancaire et qui remplace le chèque. Celui-ci est simple à utiliser, plus efficace et plus rapide que le paiement par chèque et il est très sécuritaire. De plus, avec le paiement électronique, finis les dépenses de timbres et d’enveloppes!
2. Comment fonctionnent les paiements électroniques de vos factures ?
Comme à l’habitude, la facture est acheminée au département de comptabilité, qui s’occupera de la traiter. Votre gestionnaire validera la transaction, puis vous recevrez un courriel pour approuver le paiement. Dès que deux (2) administrateurs auront donné leur approbation, le paiement s’effectuera automatiquement dans les 24h qui suivront.
Soyez sans crainte, les paiements électroniques sont fiables et sécuritaires.
3. Je suis présentement à l’extérieur du pays, je ne peux pas signer les chèques. Que puis-je faire ?
Grâce au paiement électronique, vous pouvez effectuer vos paiements de factures 7 jours sur 7, 24h/24 et ce peu importe où vous vous trouvez. Étant donné que tout se traite de façon électronique, vous n’avez besoin que d’un accès à vos courriels afin de pouvoir confirmer les paiements électroniques. Vous n’aurez donc plus à subir la coordination de faire signer vos chèques par deux administrateurs.
4. Est-ce qu’il y a des délais? Si oui, quels sont-ils ?
Le temps encouru par les administrateurs pour approuver la transaction est le seul délai à prévoir. En effet, dès la réception de deux (2) autorisations, le paiement au fournisseur s’effectuera automatiquement dans les 24h qui suivront. Les délais postaux et de traitement sont donc éliminés et ce, c’est sans compter l’économie monétaire de timbres et d’enveloppes !
5. Est-ce qu’un paiement électronique est complété plus rapidement qu’un paiement par chèque ?
Certainement! Si on compte le temps de traitement de la comptabilité, de l’envoi des chèques pour signature, ainsi que de l’envoi par la poste, vous y gagnerez assurément du temps ! Il n’y a plus de délais postaux ou de chèques perdus.
6. Quels sont les coûts reliés aux paiements électroniques ?
Les paiements électroniques vous permettront d’économiser sur vos frais de bureau. En effet, le tarif d’un paiement électronique revient à 0,65$ par transaction comparativement à 1,90$ pour l’envoi d’un chèque (incluant timbre et enveloppe). Voilà une excellente façon d’économiser temps et argent !
7. Est-ce possible de programmer une série de paiements (ex : paiement du contrat de conciergerie) ?
Bien sûr! Si vous avez à faire des paiements de façon récurrente, soit toujours le même montant à des dates fixes (ex : le 1er de chaque mois), vous n’avez qu’à confirmer ces informations à votre gestionnaire et nous pourrons programmer la série de paiements selon la durée du contrat ou de votre entente. Vous n’aurez donc pas besoin d’approuver chacune des transactions puisque tout sera fait automatiquement. Il vous est toutefois possible, en tout temps, d’arrêter la série de paiements et ce, sans frais.
Dépôts par imagerie de chèques
1. Qu’est-ce qu’un dépôt par imagerie de chèque ?
Le dépôt par imagerie de chèque est une nouvelle méthode de plus en plus utilisée et maintenant imposée par plusieurs institutions financières. Plutôt que d’aller déposer les chèques physiquement à la banque, il est possible de le faire via un scanneur. La transaction est traitée de façon électronique, avec l’image du chèque, permettant de traiter le dépôt encore plus rapidement, tout en demeurant sécuritaire.
2. Qu’est-ce que le dépôt par imagerie de chèque apporte au syndicat ?
Ce qui est agréable avec le dépôt par imagerie de chèque, c’est qu’il est possible de faire des dépôts dans votre compte à n’importe quel moment lorsqu’il y a un besoin immédiat et ce, sans frais supplémentaires. De plus, nous évitons toute possibilité de retard ou perte de chèque. En effet, il arrive parfois qu’une banque perde un dépôt ou prenne plusieurs jours pour traiter celui-ci. Bien que ces situations soient hors de notre contrôle, cela peut occasionner des problèmes pour votre syndicat. Finalement, pour chaque chèque déposé par voie électronique, nous conservons automatiquement une copie de celui-ci. Cela est très utile en cas de problème ou de recherche, car la procédure avec les banques est longue et complexe.
3. Pourquoi faire ce changement ?
Ce changement nous est imposé par la plupart des institutions financières. Depuis 2016, celles-ci ont changé leurs procédures afin d’intégrer davantage les nouvelles technologies. Par conséquent, plusieurs d’entre elles refusent nos dépôts s’ils ne sont pas préalablement numérisés.
Afin de respecter ces nouvelles normes imposées par les institutions financières, Laucandrique est parvenue à une entente avec Otonom Solution pour l’ensemble de ses syndicats afin de vous offrir une solution avantageuse et moins coûteuse. Le scanneur offert par Otonom Solution est fonctionnel pour toutes les institutions financières.
* Prendre note que Laucandrique ne retire aucun profit de cette nouvelle procédure. Il s’agit d’abord et avant tout d’une norme imposée par les institutions financières.
4. À quel moment les dépôts sont-ils faits ?
Nous effectuons deux dépôts par mois, soit le 1er et le 15. Nous continuerons de faire les dépôts à ces dates, mais si pour une raison quelconque, nous devons déposer un chèque en urgence, nous pourrons le faire, sans frais supplémentaires.
5. Quel est le coût de cette nouvelle solution ?
Grâce à une entente négociée avec Otonom Solution pour l’ensemble des syndicats gérés par Laucandrique, ceux-ci bénéficieront d’un rabais volume. Dépendamment du nombre d’unités, un rabais sera appliqué autant sur le tarif mensuel que sur les frais de transactions.
5a. Tableau des coûts
N’OUBLIEZ PAS !
Le mode de paiement de prélèvement préautorisé est le mode le plus efficace pour assurer le paiement de tous vos comptes à recevoir.
Pour adhérer à ce programme, veuillez cliquer ici. https://www.laucandrique.com/ppa